Lập bảng theo dõi chi tiêu cá nhân
Ghi lại những khoản chi tiêu và thu nhập của bản thân là một hành động đơn giản nhưng lại mang sức ảnh hưởng rất lớn đến quá trình chinh phục tự do tài chính.
Việc làm này cung cấp cho chúng ta một cái nhìn toàn cảnh về bức tranh tài chính của bản thân. Từ đó, nó cho phép chúng ta xác định được rõ ràng những mục tiêu tài chính và xây dựng hệ thống quản lý tài sản cá nhân một cách hợp lý nhất.
Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ cách mà tôi ghi lại những khoản chi tiêu và thu nhập của mình.
1, Mẫu bảng theo dõi chi tiêu cá nhân
Đầu tiên, hãy nhìn lướt qua cách tôi ghi lại thu nhập và chi tiêu của mình:
Trước đây tôi có dùng một số app quản lý chi tiêu (money tracking app) như Money Lover, Misa, Money Manager,… Nhưng thực sự thì chưa có app nào thoả mãn được nhu cầu sử dụng của tôi. Cho nên hiện tại, tôi đang sử dụng Google Sheet để ghi lại những khoản chi tiêu và thu nhập của mình.
*Tôi sẽ để template bảng theo dõi dòng tiền của tôi trên Google Sheet ở đây cho ai cần có thể sao chép về dùng.
Có thể thấy mẫu bảng của tôi gồm 2 phần chính:
Transactions - Bảng ghi lại các giao dịch của tôi trong tháng.
Balance - Bảng tổng kết thu chi (bảng này chỉ đơn giản là cộng tổng các giá trị giao dịch của mỗi mục bên bảng Transactions lại với nhau nên tôi sẽ không giải thích thêm).
Bây giờ, tôi sẽ đi sâu vào giải thích các chi tiết có ở trong “Bảng ghi lại các giao dịch của tôi trong tháng - Transactions”.
2, Phân loại dòng tiền (Categorize)
a, Dòng tiền ra (Outflow)
Đây là dòng tiền chi tiêu của bản thân. Tôi thường chia dòng tiền này thành những khoản chi tiêu sau:
Must have - Các khoản chi tiêu bắt buộc: Đây là những khoản chi tiêu mà tôi bắt buộc phải chi tiêu trong tháng để tồn tại (survive). Có thể kể đến như tiền nhà, tiền điện, tiền nước, tiền ăn, tiền xe cộ, tiền Internet, tiền trả nợ…
Nice to have - Các khoản chi tiêu có thì tốt, không có thì cũng không sao: Đây là những khoản chi tiêu đem lại một chút giá trị nào đó cho tôi hoặc xã hội. Và như cái tên của nó, khoản này có cũng được, mà không có thì cũng chẳng sao. Có thể kể đến như các khoản từ thiện, các khoản khao một người bạn thân, các khoản về giáo dục và sách vở, khoản cho bạn bè vay,…
Wasted - Các khoản chi tiêu phí phạm: Đây là những khoản chi tiêu nhằm thoả mãn cảm xúc của bản thân và gần như không đem lại quá nhiều giá trị cho cuộc sống. Có thể kể đến như khoản tiền shopping, khoản tiền đăng ký các dịch vụ giải trí như Netflix, Spotify,…
b, Dòng tiền vào (Inflow)
Ngược lại với ở trên, đây là dòng tiền thu nhập của bản thân. Tôi thường chia dòng tiền này thành những khoản thu nhập sau:
Salary - Lương: Đây là khoản thu nhập chính và gần như là cố định hàng tháng của tôi.
Other income - Thu nhập khác: Đây là những khoản thu nhập ngoài dự kiến và thường thì những khoản thu nhập này là không cố định. Có thể kể đến như là tiền từ dự án ngoài, tiền lãi đầu tư, tiền người vay trả lại, tiền thưởng công việc hay thậm chí là những khoản trợ cấp của bố mẹ.
Đây là cách phân loại được tôi lấy ý tưởng từ video của chú Hiếu TV. Cách chia này rất đơn giản và cực kỳ hiệu quả nên tôi đã áp dụng. Nếu có thời gian, bạn nên xem video này. Nó rất đáng giá!
3, Phân loại theo mục đích (Sub-categorize)
Có thể coi rằng tôi phân loại các giao dịch thành 2 cấp độ.
Phân loại theo dòng tiền (đã nói ở phần trước) là cấp độ sơ cấp. Nó cho tôi biết một giao dịch sẽ làm tôi mất tiền đi hay giúp tôi có thêm tiền vào túi.
Phân loại theo mục đích là cấp độ chi tiết hơn. Nó sẽ giúp cho tôi biết rõ hơn tiền của tôi đã đi đâu, được dùng vào mục đích gì và tỷ trọng sử dụng của từng mục đích là bao nhiêu. Ngược lại, nó cũng sẽ cung cấp cho tôi biết các khoản thu nhập của mình đến từ đâu và tỷ trọng của từng khoản thu nhập là như thế nào.
Dưới đây là cách tôi phân loại các giao dịch của mình theo mục đích chi tiêu:
Eating - Ăn uống: Đây là các khoản chi tiêu (thường là must have) liên quan đến thực phẩm và đồ uống.
Household - Các khoản liên quan đến nơi ở: Đây là các khoản chi tiêu (thường là must have) liên quan đến nơi ở như tiền nhà, tiền điện, tiền nước, tiền Internet,…
Transportation - Giao thông: Đây là các khoản chi tiêu (thường là must have) liên quan đến việc đi lại như tiền taxi, tiền xăng, tiền gửi xe, tiền sửa chữa xe, tiền phương tiện công cộng,…
Health - Sức khoẻ: Đây là các khoản chi tiêu (thường là must have hoặc nice to have) liên quan đến sức khoẻ như mua thuốc men, khám bệnh, mua đồ skincare,…
Education - Giáo dục: Đây là các khoản chi tiêu (thường là must have hoặc nice to have) liên quan đến giáo dục như đăng ký khoá học, học phí, mua sách,…
Charity - Từ thiện: Đây là các khoản chi tiêu (thường là nice to have) mang lại giá trị cho bản thân và xã hội như tặng quà sinh nhật, quyên góp từ thiện, mời bạn bè/đồng nghiệp đi ăn vào dịp đặc biệt,…
Hanging out - Đi chơi: Đây là các khoản chi tiêu (thường là wasted) cho những hoạt động thoả mãn cảm xúc như đi ăn uống vặt ở ngoài, đi xem phim, đi chơi nói chung,…
Shopping - Mua sắm: Đây là các khoản chi tiêu (thường là wasted) để thoả mãn nhu cầu mua sắm.
Lend - Cho vay: Đây là các khoản (nice to have) cho người khác vay. Hoặc cũng có thể là các khoản (other income) do người khác cho mình vay.
Payback - Trả nợ: Đây là các khoản (must have) mà mình phải trả nợ cho người khác. Hoặc cũng có thể là các khoản (other income) do người vay tiền trả nợ cho mình.
Trong thực tế, mỗi người sẽ có những khoản chi tiêu và thu nhập khác nhau. Vì vậy đừng bị cứng nhắc sử dụng y nguyên danh sách phân loại mà tôi đã đề cập. Hãy sử dụng nó như một nguồn tham khảo và chỉnh sửa sao cho sát với chính thực tế cuộc sống của mình.
4, Thông tin của một khoản chi tiêu/thu nhập
Để giúp cho việc sau này chúng ta xem lại những bản ghi chép thu/chi một cách thuận tiện, bạn nên ghi lại một số thông tin cần thiết tối thiểu của mỗi giao dịch. Những bản ghi chép càng rõ ràng và chi tiết bao nhiêu thì sau này việc nhìn lại dữ liệu để lập kế hoạch tài chính cho bản thân lại càng dễ dàng bấy nhiêu.
Dưới đây là những trường thông tin tối thiểu của một khoản chi tiêu/thu nhập trong bảng theo dõi dòng tiền của tôi:
Amount - Giá trị giao dịch: Đây là số tiền liên quan đến giao dịch. Khỏi cần nói thì chắc bạn cũng biết đây là thông tin quan trọng nhất của một giao dịch.
Date - Thời gian giao dịch: Đây là thời gian diễn ra giao dịch. Có người ghi chi tiết đến cả ngày và giờ. Tôi thì chỉ ghi chi tiết đến mức ngày thôi.
Details - Ghi chú của giao dịch: Đây là một số chi tiết cụ thể về giao dịch cần lưu lại. Ví dụ như “Tiền bao Hoàng ăn bánh canh ghẹ” chẳng hạn.
Cũng như ở phần trước, mỗi người sẽ có những cách ghi nhớ thông tin của riêng mình. Tuy vậy, theo tôi thì 3 trường thông tin mà tôi đề cập ở trên là 3 trường thông tin tối thiểu mà bạn nên có cho mỗi bản ghi thu nhập/chi tiêu.
Bottom lines
Như vậy, có thể thấy rằng việc ghi lại các khoản thu nhập và chi tiêu của bản thân là một hành động vô cùng đơn giản và dễ dàng. Bạn ghi chép lại những giao dịch của mình càng chi tiết bao nhiêu thì dữ liệu và bức tranh về tài chính của bạn lại càng rõ ràng bấy nhiêu. Điều này sẽ đóng vai trò như một bệ phóng lớn giúp bạn thiết lập được hệ thống quản lý tài chính cá nhân hiệu quả và tiến nhanh hơn trên con đường chinh phục tự do tài chính của mình.
Khó khăn lớn nhất của việc ghi lại các khoản thu nhập và chi tiêu không nằm ở cách làm mà nằm ở sự kiên trì của mỗi người.
Nếu bạn thực sự có đủ động lực và niềm tin mạnh mẽ vào việc thay đổi tương lai tài chính của bản thân thì ngay bây giờ, hãy chinh phục con đường này bằng những bước đi vững chắc đầu tiên - ghi lại những khoản thu-chi của bản thân!
Một số nguồn tham khảo giúp cho tôi lên ý tưởng bài viết này mà bạn nên tham khảo thêm:
Loạt video tự do tài chính trên kênh youtube của chú Hiếu TV
Cuốn sách Money - Master the game của Tony Robbins
Và một vài cuốn sách về tài chính cá nhân khác tôi sẽ đề cập đến ở những bài viết liên quan.
Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết của tôi!
Kim,