kimpa.xyz

Kỹ năng sắp xếp dữ liệu công việc

Người nào có khả năng sắp xếp và tổ chức các file dữ liệu công việc một cách gọn gàng và ngăn nắp thì người đó thường sẽ đạt được những thành tựu cao hơn người khác. Đơn giản bởi lẽ nếu mọi thứ được sắp xếp một cách ngăn nắp và có trật tự thì sẽ không mất nhiều năng lượng và thời gian để tìm ra thứ mình cần, từ đó cho phép chúng ta tập trung hơn vào những việc thật sự quan trọng.

Có thể nói rằng, một trong hành động giúp chúng ta thành công hơn trong sự nghiệp của mình chính là tổ chức và sắp xếp những file dữ liệu liên quan đến công việc. Thế giới ngày càng phát triển, lượng dữ liệu dùng để phục vụ cho mỗi dự án ngày càng tăng lên. Nếu chúng ta không biết cách tổ chức và sắp xếp chúng một cách hợp lý thì sẽ rất khó khăn để tìm ra dữ liệu khi cần thiết.

crazy-dog-finding-his-file-in-messy-folder

Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ cách mà tôi đang sắp xếp dữ liệu công việc của mình hàng ngày.

1, Nhóm các file dữ liệu của một dự án vào trong folder riêng

Tôi đã từng thấy rất nhiều người "vứt" file dữ liệu bừa bãi ở mọi nơi mà họ có thể lưu. Khi tạo (hoặc tải) file dữ liệu mới, họ thường có thói quen lưu chúng ở một chỗ nào đó dễ tìm (đặc biệt là ở Desktop hay là Downloads).

messy-desktop

Rất nhiều người để file bày kín màn hình Desktop

Có thể hành động này sẽ giúp họ nhanh chóng tìm được dữ liệu mình cần khi số lượng file ban đầu còn ít. Tuy nhiên sau này khi các dự án lớn dần lên, ngày càng có nhiều file dữ liệu được tạo ra, họ sẽ tốn rất nhiều thời gian để tìm ra được file mà họ cần.

Do đó, để tránh việc sau này phải tốn nhiều thời gian để lọc tìm lại các file dữ liệu cần thiết, tất cả những file cùng thuộc một dự án sẽ được tôi cho vào folder riêng và đặt tên theo quy tắc:

📂 YYYY-MM-project-name

Trong đó:

Ví dụ:

Nếu tổ chức dữ liệu như thế này, bạn sẽ biết ngay mình cần tìm "tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống abc" ở đâu đúng không?

2, Quản lý các file trong folder dự án

Sau khi đã nhóm tất cả những file dữ liệu liên quan vào cùng một folder, tôi sẽ một lần nữa sắp xếp dữ liệu dựa trên các đặc điểm của dự án.

a, Tạo một file note chứa thông tin tổng quan về dự án (Summary File)

Để tránh mất thời gian khi muốn review lại thông tin của một dự án (đặc biệt là sau khi dự án đã kết thúc một thời gian dài và tôi chẳng còn nhớ gì về nó), tôi luôn tạo một file note tổng quan (Summary File) cho mỗi folder dự án để note lại những thông tin cơ bản như dự án này là gì, nó kéo dài trong bao lâu, nó bao gồm những đầu việc gì,...

Summary File của tôi sẽ có 3 đặc điểm sau:

Ví dụ:

b, Tạo các folder con để sắp xếp dữ liệu theo đặc điểm của dự án

Trong một dự án thì cũng có rất nhiều file dữ liệu. Để thuận tiện cho việc tìm kiếm và xử lý thông tin, tôi thường phân chia các file dữ liệu này vào các folder con theo đặc điểm của dự án đó.

Thông thường, tôi hay phân chia dữ liệu của một dự án theo 2 kiểu sau:

c, Đặt tên file và folder theo quy tắc chung

Tất nhiên là mỗi người, mỗi nghề sẽ có một cách đặt tên file riêng theo cách mà người đó quản lý công việc của mình. Dẫu sao, tôi nghĩ rằng dù làm việc ở bất kỳ ngành nghề nào, việc đặt tên file có quy tắc cũng sẽ giúp chúng ta dễ dàng hơn trong việc tìm dữ liệu khi cần thiết.

Đối với bản thân, tôi thường đặt tên file dữ liệu của mình theo quy tắc Semantic Versioning của dân IT, cụ thể như sau:

📄 YYYY-MM-DD-author-filename_vMajor.Minor.Patch

Trong đó:


Ví dụ thay vì đặt tên file là 📄 hop-dong-voi-doi-tac.docx thì tôi đặt tên như sau:


Tuy nhiên, đôi khi không cần thiết thì tôi cũng sẽ đặt tên file theo quy tắc rút gọn sau cho đơn giản:

📄 YYYY-MM-DD-author-filename-version

Ví dụ:

Đặt tên file/folder như vậy thì vừa rõ ràng thông tin, vừa dễ quản lý các phiên bản của file/folder.

3, Sắp xếp các dự án đã hoàn thành và các dự án đang thực hiện vào 2 folder lớn riêng biệt

Đối với các dự án đang thực hiện (active projects), tôi sẽ đặt chúng vào trong folder mà mình dễ truy cập (thường là Documents). Còn đối với các dự án đã thực hiện xong (completed projects), tôi sẽ đặt chúng vào trong một folder lưu trữ riêng (Archive).

Như vậy, mỗi khi một dự án đã hoàn thành, tôi sẽ chuyển folder của dự án đó từ Documents vào Archive để đánh dấu chúng đã hoàn thành (cũng là để không bị lẫn với các dự án đang thực hiện trong Documents). Sau này, nếu tôi muốn tìm lại thông tin về dự án cũ, tôi sẽ có thể dễ dàng tìm lại chúng ở trong folder Archive.

Ngoài ra, đối với những người làm nhiều dự án thuộc các công ty khác nhau như tôi, hãy tạo thêm những folder con để lưu trữ các dự án của các công ty khác nhau. Ví dụ, tôi đang làm cho 2 công ty là Capybara và Hamster. Tôi có thể tạo 2 folder con là Capybara và Hamster trong thư mục Documents và Archive để lưu trữ các dự án đang thực hiện và đã kết thúc của mình.

Bottom lines

Vậy là sau khi tổ chức lại dữ liệu cá nhân của mình, máy tính của tôi không còn la liệt file dữ liệu nằm lộn xộn ở mọi nơi nữa mà được sắp xếp ngăn nắp như sau (click vào icon bên dưới để xem chi tiết):

Đó là toàn bộ cách tổ chức dữ liệu công việc mà tôi đang thực hiện hàng ngày.

Theo tôi, mọi người ai cũng đều nên có một cách tổ chức sắp xếp dữ liệu riêng của mình. Về ngắn hạn, nó sẽ tốn một chút công sức khi sắp xếp chúng, nhưng về dài hạn, nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian, đặc biệt khi bạn có nhiều dự án đang thực hiện song song với nhau.

crazy-dog-finding-his-file

"Tidy files, tidy mind!"

Update: Tôi có tìm được thêm một nguồn thông tin rất hay về cách sắp xếp dữ liệu công việc mà bạn có thể tham khảo ở trang web này.

Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết của tôi!

Kim,

10/10/2024